Die Ausschreibung erforderte ein strukturiertes Vorgehen mit klar definierten Entscheidungspunkten, um auf Basis guter und vergleichbarer Angebote einen Downselect durchführen zu können.
Eine Herausforderung bestand darin, den Anbietern eine gewisse Lösungsoffenheit zu ermöglichen. Nur so konnten sie ihre am Markt und bei anderen Kunden erprobten Konzepte übernehmen und einen guten Preis abgeben.
Eine unserer wichtigen Aufgabe war daher, den Kunden und alle am Prozess Beteiligten darauf hinzuweisen, dass das "Wie" nur in wenigen Anforderungen zu beschreiben ist und dies zu prüfen. An vielen Stellen musste der Fokus auf die Beschreibung der gewünschten Leistung (das "Was") gelenkt werden (Mengen, Scope, Übergabepunkte, Qualität).
Folgende Beratungsleistungen wurden zum Festpreis erbracht:
1. Strukturierung und Vorgehensmodell
- Beratung bei der Initiierung und Strukturierung der Ausschreibung sowie bei der Erstellung eines initialen Zeitplans.
- Ein an den Kunden angepasstes Vorgehensmodell mit Entscheidungspunkten für den kompletten Ausschreibungsprozess wurde erarbeitet.
- Für die jeweiligen Phasen des Vorgehensmodells benötigte Templates wurden erstellt bzw. bestehende Templates geprüft und angepasst.
- Verhaltensregeln für den Kunden und die Provider wurden definiert, kommuniziert und trainiert.
2. Definition der Angebotsinnhalte und Review der Inhalte
- Die Struktur des RFP wurde definiert und die Vertragsdokumente festgelegt.
- Workshops wurden durchgeführt, um den Input von Experten schnell und geordnet zusammenzutragen.
- Reviews der Ausschreibungsunterlagen dienten der Prüfung des Fertigstellungsstatus und zur Identifikation vertraglicher Widersprüche und Fehler.
3. Bewertungsmethoden (von der Provider Long-List zur Short-List)
- Bewertungsmethoden für die Provider Long-/Shortlist und für sämtliche durch die Provider zu liefernde Angebotsinhalte wurden in einem Workshop erarbeitet.
- Änderungswünsche des Managements wurden eingearbeitet.
- Alle Rückmeldungen wurden gesammelt, konsolidiert und ausgewertet.
4. Verhandlungs-Dokumente und Vertragsentwurf
- Alle für die Verhandlungen benötigten Dokumente wurden erstellt.
- Der Vertragsentwurf auf Basis der bereits verhandelten Ergebnisse wurde erstellt und dem Einkauf und der Rechtsabteilung vorgestellt.
5. Moderation und Dokumentation
- Eine Planung aller Sessions (DueDilligence Sessions, Einkaufsverhandlungen) wurde dem Kunden vorgeschlagen.
- Die Sessions wurden vorbereitet (Abstimmung Einkauf, Ziele, Strategie, Taktik, Verhandlungsmasse).
- Alle Sessions unter der Leitung des Kunden wurden moderiert (Verhandlungsführer).
- Die während den Verhandlungen erstellte Dokumentation wurde geprüft.
Haben Sie Fragen zum Projekt? Wir beraten Sie gerne weiter unter +49 711 2487701 oder This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
