Die Ausgangssituation
Um eine Vielzahl ähnlicher Projekte unterschiedlicher Größe zu steuern, wurde ein Ressourcenmanagement benötigt. Aus unterschiedlichen Gründen musste das Programm Management die geplanten Projekte immer wieder neu terminieren. Aber wie konnten nun die jeweiligen Manager prüfen, ob ihre Projektleiter dazu kapazitativ überhaupt in der Lage sind? Eine weitere Herausforderung des Kunden war das Planen der Projektkosten der sich immer wieder ändernden Projekte sowie das Erfassen der Ist-Kosten und deren Verrechnung während der Projektausführung. Wie lassen sich in einem für die Projektleiter zumutbaren Aufwand aktuelle Plan- und Istwerte für das Financial Management und das Programm Management ermitteln?
Die Lösung
VENIT unterstützte bei der Optimierung des Ressourceneinsatzes im Multiprojektmanagement durch methodische Beratung und das Erstellen eines kleinen Tools, welches schnell entwickelt werden konnte. Da der Kunde bereits ein hoch standardisiertes Vorgehen zur Durchführung der Projekte implementiert hatte, wurden für die verschiedenen Projektkategorien und Projektphasen die benötigten Ressourcen in FTE-Werten (Full Time Equivalent) modellhaft definiert und kommuniziert.
Im nächsten Schritt viel die Entscheidung, als Tool zuerst mit Excellisten zu arbeiten um so schnell ein funktionierendes Tool-Set nutzen zu können. Das Aufsetzen aller Projekte in MS Project sollte erst im zweiten Schritt erfolgen.
Für alle laufenden und geplanten Projekte wurde ein standardisiertes Kostentemplate eingeführt und wo möglich wurden Daten migriert. Dabei wurde für alle zukünftigen und noch nicht begonnenen Projekte die FTE-Verwendung der Ressourcen in den jeweiligen Projektphasen ohne Anpassungen übernommen, bei den laufenden Projekten konnten die Projektleiter diese Werte individuell anpassen. In dem von VENIT entwickelten Ressourcen-Tool konnten die Verweise zu den ca. 30 Projekten angegeben werden und ein Makro sammelte die benötigten Werte automatisiert ein und stellte sie in einem Excel Cockpit bestehend aus einer Excel Tabelle mit farblicher Kennzeichnung und einem Pivot-Diagramm dar. Die Ressourcenverwaltung (Kapazitäten) konnte so analysiert werden und in Notfällen musste das Programm Management die Masterplanung nachjustieren. Daraufhin passten die Projektleiter ihre Ressourcen- und Kostendatei an. Beim folgenden Abzug durch das Capacity Forecast Tool wurden die Änderungen sichtbar.
Das Ergebnis
Im Vordergrund des Vorhabens stand eine schnelle und kostengünstige Umsetzung. Dabei wurde in Kauf genommen, dass es sich system-seitig um keine integrierte Lösung handelte. Das Entwickeln des Rechenmodells schärfte das Verständnis für den erforderlichen Ressourceneinsatz. Die Ressourcen- und Kostendateien blieben in der Verantwortung der Projektleiter und wurden für laufende Projekte präzise mit Ist-Werten befüllt. Mithilfe des Capacity Forecast Tool konnten Probleme frühzeitig erkannt werden, ohne dass dabei auf Nachkomastellen geachtet werden musste.
Das Tool zeigte in kurzer Zeit die Risiken der aktuellen Planung auf und bewirkte eine Plankorrektur einiger Projekte. Darüber hinaus halfen die in der Anwendung des Modells und des Capacity Forecast Tools gewonnenen Erkenntnisse, die Anforderungen an das zukünftige Enterprise Project Management System von Microsoft besser verstehen und für die künftigen Anwendungsfälle zu adaptieren.
