OUTTASKERY verfügt über langjährige Erfahrungen in der Entwicklung individueller Lösungen von Microsoft Office und operiert als Back Office für Beraterteams in vielen Projekten namhafter Kunden. Folgende Probleme ließen den Markt allerdings zuletzt immer unattraktiver werden:

• Die Abstimmung der Kundenwünsche dauerte lange, führte dann aber doch meist zu ähnlichen Lösungsvorschlägen
• Das Erstellen von Angeboten ist zeitaufwendig, häufig sind Anpassungen aufgrund sich ändernder Anforderungen erforderlich
• Das Einarbeiten interner Mitarbeiter ist aufwendig und die Planung schwierig, da beim ersten Gespräch oft nicht der ganze Umfang und die damit verbundene Komplexität klar ist. Ein Aufteilen der Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter lohnt hingegen nicht.

Auf Basis der Erfahrung der VENIT GmbH bei größeren OUTSOURCING-Vorhaben wurde folgendes Zielbild definiert:

• Dienstleistungen, die aufgrund ihrer Art zu viel Abstimmung mit den Kunden erfordern, werden teils gar nicht mehr angeboten und teils neu definiert.
• Bei einigen Dienstleistungen wird der Umfang geändert oder der Service ganz neu gedacht, um den Abstimmungsbedarf zu eliminieren. Verlangt der Kunde beispielsweise das Kürzen seiner 80-seitigen Präsentation auf 20 Seiten, um diese vor einer Gruppe vorzutragen, so kann die Dienstleistung der OUTTASKERY eine Inspiration oder ein erster Schritt für das Erstellen der Präsentation sein, das finale Produkt muss jedoch vom Kunden bzw. intern erbracht werden.
• Auf Basis der jetzigen Anfragen werden alle Services standardisiert und in einem Webshop angeboten. Dadurch entfällt die Kommunikation und Angebotserstellung mit dem Kunden komplett, der Kunde hat jedoch jederzeit Zugriff auf die möglichen Dienstleistungen und die jeweiligen ausführlichen Beschreibungen und kann sich anhand der geforderten Menge den Preis kalkulieren lassen. Ebenso wird die Lieferzeit angegeben und der Kunde kann für einige Produkte eine Expressfunktion kaufen. Auch auf Seiten der OUTTASKERY hat dies viele Vorteile. So ist die Komplexität des Task besser abschätzbar und Mitarbeiter können für genau diese Arbeit qualifiziert werden. Dies hilft nicht nur dem Ressourcenmanagement der OUTTASKERY, sondern auch den Kunden. Nun kann der jeweilige Task von einem Mitarbeiter mit genau diesem Skill erbracht und damit zu einem attraktiveren Preis angeboten werden.
• Die Herangehensweise erfordert ein Schneiden von Projekten in kleine Aufgaben, sogenannten TASKS. Wie uns aus agilen Projekten bekannt ist, bringt das Fokussieren auf kleine Entwicklungsumfänge viele Vorteile mit sich, erfordert aber auch beim Kunden ein Umdenken.

Um zu diesem Zielbild zu kommen, wurden folgende Regeln und Prinzipien durchdacht, die häufig von Innovatoren genutzt werden:

Das 80/20-Prinzip

Dieses Prinzip ist zwar schon lange bekannt, aber es wird nun auch zunehmend gelebt. Wer effizient arbeitet, kann mit den wichtigen 20% der Tätigkeiten (das Richtige tun), 80% der Ergebnisse einfahren. OUTTASKERY spricht mit diesem Prinzip die Kunden an und bietet an, die nicht wichtige Arbeit zu übernehmen: "Konzentriere dich auf das Wesentliche und überlasse uns den Rest". Dass hierzu ein Schneiden der Tasks notwendig ist, erscheint dann logisch. Möchte der Kunde beispielsweise eine Präsentation halten, so sollte er sich auf seine Kernaussage fokussieren. Zwei hierzu grafisch ansprechende Darstellungen können die Experten von OUTTASKERY liefern. Mit einem Entwurf arbeitet der Kunde weiter und überlässt die finale Anpassung des Formats an das Corporate Design erneut der OUTTASKERY.

Das Service-Prinzip

Dienstleistungen machen inzwischen 80% des Bruttosozialprodukts aus und viele Produkte werden zu Services (Automobilhersteller/Mobilitätsanbieter). Der Kundennutzen muss hierbei in den Mittelpunkt gerückt werden. Bei OUTTASKERY geht es nicht darum, die eigentliche Leistung zu verändern, denn letztlich wäre auch jedes jetzt standardisierte Produkt so leistbar gewesen. Vielmehr kann nun die zeitaufwendige Abstimmung zwischen Kunde und Dienstleister komplett entfallen. Die Prozesse im Shop wurden daher so gestaltet, dass der Kunde möglichst einfach seine Leistung beziehen kann.

Das Lean-Startup-Prinzip

Da nach dem Aufbau des Webshops das Definieren von Dienstleistungsprodukten nicht besonders aufwendig ist, wurden viele denkbare Produkte erstellt, um diese im ersten Schritt bei den bekannten Kunden des Unternehmens zu testen und im zweiten Schritt durch die Reaktion der Kunden zu verbessern. Es findet also ein Wettbewerb verschiedener Testprodukte statt, deren Akzeptanz geprüft wird. Ziel ist es, nicht benötigte Servies zu streichen und alle anderen immer näher an das Ideal aus Kundesicht heranzuführen. 

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