Die Situation

Bei Ausschreibungen entstehen den Projektleitern meist hohe Aufwände, da vorhandene Vorlagen oft unvollständig oder widersprüchlich sind und unerfahrenen Mitarbeitern auf diesem Gebiet im Voraus oftmals kein klarer Ausschreibungsprozess vermittelt wird. Dies führt zu einem hohen Einarbeitungsaufwand des Ausschreibungsteams und Fehler im RFP erhöhen den Aufwand während der Verhandlungen. Diese Probleme wurden vom Kunden in den vergangenen Ausschreibungen erkannt und sollten nun behoben werden.

 

Die Lösung

Gemeinsam mit dem Auftraggeber analysierte VENIT vergangene Ausschreibungen und sammelte in Fragebögen wichtiges Feedback der Mitarbeiter ein. Zuerst wurde der Ausschreibungsprozess standardisiert und in das beim Kunden gelebte Projektmanagement Phasenmodell integriert. Nach einer Konzeptionsphase und gemeinsamen Workshops erstellte VENIT eine RFP-Toolbox, welche die Struktur des RFP, die allgemein verwendeten Begriffe, das Rahmendokument, die Dokumentenvorlagen und eine Vielzahl an geeigneten Anforderungen definierte.

 

Das Ergebnis

Durch dieses Mindestmaß an Methodik und Vorlagen können Ausschreibungen nun besser geplant, schneller gestartet und erfolgreicher durchgeführt werden. Eingesetzte Berater können auf Standards zurückgreifen und implementieren so nicht immer wieder neue Tools und Templates. Der RFP-Prozess signalisiert Providern Professionalität, reduziert Aufwand auf beiden Seiten und hilft, bessere Preise zu erzielen.

 

Ausblick

Neue Anforderungen (wie z.B. Governance, Exit Management, Work Location, Überstunden), die sich nicht in den Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Kunden befinden, aber bei künftigen Ausschreibungen gesetzt sind, können nun mit den strategischen Lieferanten vorverhandelt werden. So kann der Fokus auf das "Was" der Ausschreibungen gelenkt werden - mit positiven Effekten auf die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität.

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