Wir zeigen Ihnen, welche 20% an Tools und Prozessen Sie benötigen um schnell 80% Ihrer Ziele zu erreichen! Ihr PMO-Basissetup sollte aus Folgendem bestehen:
Collaboration-Tool – Nutzen Sie ein Collaboration-Tool wie z.B. MS SharePoint und strukturieren Sie Ihre Daten dort klar und leicht nachvollziehbar. Jeder Stakeholder sollte stets einfach auf die für ihn relevanten Daten zugreifen können. Die Zusammenarbeit wird so deutlich vereinfacht und „E-Mail-Ping-Pong“ wird vermieden. Sie versenden nur noch Links zu den Ordnern/Dokumenten und durch Versionierungen erhalten Sie Transparenz, wer zuletzt an den Dokumenten etwas geändert hat.
List of open points (LOP) - Etablieren Sie eine oder auch mehrere LOPs und nutzen diese kontinuierlich. Sie schaffen damit Transparenz bzgl. Entscheidungen, Aufgaben und relevanten Informationen. Alle Ergebnisse aus Meetings etc. können so einfach durch alle Stakeholder nachvollzogen werden.
Gremien/Status-Berichte - Lassen Sie Ihre Projekte von Beginn an reporten, um Problemen und Risiken sofort entgegensteuern zu können.
Über den Status-Bericht sollten Sie Change Requests erstellen und diese im Rahmen Ihrer Gremien offiziell genehmigen oder ablehnen lassen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass weder unnötig mehr noch weniger, als im Projektauftrag vereinbart wurde, geliefert wird.
Change Log - Etablieren Sie Change Logs und dokumentieren Sie hier alles, was beschlossen wurde und Projektaufträge ändert.
Um Ihre Projekte sauber zu beginnen und zu beenden sind zwei weitere Punkte von großer Wichtigkeit, denn sie sind Ihre Referenzpunkte bzgl. des offiziellen Starts- und Zieleinlaufs Ihrer Projekte.
Projektaufträge - Lassen Sie klar und formal korrekt Projektaufträge erstellen: Wer, was, wann etc.? Dies ist die Basis für eine saubere Zusammenarbeit, Unterstützung, Aussteuerung und Nachvollziehbarkeit der Zielerreichung Ihrer Projekte!
Projektabschlussbericht - Entlasten Sie offiziell und professionell/standardisiert. Lernen Sie immer aus Ihren Projekten und Programmen und nutzen Sie dieses Wissen in der Zukunft.
Besser geht immer - aber wenn Sie erstmal mit einer 80%-Lösung nach dem Pareto-Prinzip und vor allem schnell starten wollen, so orientieren Sie sich gerne an den oben genannten Tipps. Die genannten Tools und Methoden lassen sich allesamt auch auf das Managen von Programmen und Portfolios übertragen. Bei Fragen zur Umsetzung und bzgl. zu nutzender Tools etc. melden Sie sich gerne bei uns!
Über den Autor
Xavier Reckes (PMP, PMI-ACP) ist seit 2011 freier Berater der VENIT GmbH und Spezialist für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement.