AVANTALION ist eine internationale Expertenberatung mit Projektleiter an unterschiedlichen Standorten und Zeitzonen. Daher wurden die geplanten zwei Workshops zu je vier Stunden in einer Videokonferenz mit GoToMeeting durchgeführt, so dass alle Teilnehmer bei Demos zu neuen Funktionen den Monitor des Trainers sehen konnten und in Diskussionsrunden alle Teilnehmer direkt vor Augen hatten.

Funktionen und Neuerungen von MS Project wurden dabei nicht nur gezeigt, sondern anhand von praktischen Beispielen geübt. Darüber hinaus wurden Erfahrungen ausgetauscht und so ein gemeinsames Verständnis unter den Teilnehmern geschaffen, wie ein sinnvoller Tooleinsatz beim Kunden gelingen kann.

Neue Funktionen vorzustellen, war dabei nur der erste Schritt. Schnell musste geklärt werden, welche Auswirkungen die Funktion auf bestehende Projektpläne, Vorlagen und Handbücher haben. Handelt es sich dabei um eine komplett neue Funktionalität oder nur um einen neuen Weg, Anforderungen der Projektplanung umzusetzen? Welche Nachteile oder Herausforderungen bringen neue Funktionen mit sich? Den Projektleitern bei AVANTALION war dabei bekannt, dass ein immer weiter wachsender Funktionsumfang in MS Project auch Nachteile mit sich bringt. Die vor Jahren bereits erstellte AVANTALION Guideline zu MS Project startet mit dem Satz: "Die unbegrenzten Möglichkeiten einer Projektmanagementsoftware sind für dessen Erfolg nicht entscheidend". Dem haben wir nichts hinzuzufügen.

Neben Neuerungen wurde daher auch viel Wert auf die durch VENIT definierten "15 Keep-it-simple-Regeln" für MS Project gelegt. Diese vermeiden bewusst gewisse Funktionen, um die Komplexität zu reduzieren und für jeden verständliche und leicht zu bedienende MS Project Projektpläne zu erzeugen. Die Regeln wurden von VENIT vorgetragen, anhand von Beispielen begründet, gemeinsam besprochen und verfeinert.

Bis vier Wochen nach den Workshops stand VENIT jederzeit per E-Mail für Rückfragen zur Verfügung.

Auf Basis der Erkenntnisse des Workshops entwickelte VENIT zusammen mit dem Kunden AVANTALION im Nachgang zwei Analysetools in MS Project und Excel VBA, um so die tägliche Arbeit der Projektleiter noch weiter zu optimieren.

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