In Zeiten der allgegenwärtigen Agilität fragen sie sich vielleicht warum man sich nicht iterativ entwickeln und sukzessive Strukturen etc. aufbauen sollte? Nun ja, das kann und sollte man tun aber dennoch sind gewisse Standards notwendig, damit einem später nicht Probleme entgegenschlagen, die dadurch entstanden sind, dass nicht von vorne rein ein sauberes Setup etabliert wurde. Denn auch hier gilt - A goal without a plan is just a wish!

Lassen Sie mich Ihnen dazu ein Beispiel geben, was das Thema verdeutlicht: Der Eingangsbereich eines Bürogebäudes muss bei Regen täglich mehrfach von einer Putzfrau gereinigt werden, da Mitarbeiter sehr viel Schmutz von draußen mit Ihren Schuhen reinbringen. Um dem Problem Herr zu werden gibt es nun zwei Möglichkeiten. Erstens Sie lassen die Putzfrau weiter den ganzen Tag putzen oder zweitens Sie fassen die Ursache des Problems an. Die Ursachenlösung wäre in diesem Beispiel den Weg zum Eingangsbereich besser auszubauen, so dass die Mitarbeiter keinen Dreck/Schlamm an die Schuhe bekommen würden bevor Sie das Gebäude betreten. Die Probleme des fortlaufenden Ärgers mit dem Schmutz im Foyer sind somit ursachenbedingt durch unsaubere Planung etc..

Im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagementumfeld greift dieses Beispiel genauso, d.h. wenn Sie nicht sauber aufsetzen werden Sie langfristig darunter leiden. Beispielhaft kann hier z.B. ein fehlender oder unzureichender Projektauftrag und kein etablierten Changecontrol Prozess genannt werden. Dies kann z.B. dazu führen, dass sich der Scope ständig ändert, da viele Stakeholder Ihre Wünsche etc. unkontrolliert und kontinuierlich in das Projekt drücken. Ein solcher Scope Creep führt zwangsläufig zu Risiken und hat damit Auswirkungen auf den Projekterfolg/das Projektumfeld.

Was gilt es nun mindestens zu tun, um Probleme die langfristig entstehen würden zu verhindern?

Nun ja, setzten Sie ein Setup auf, das langfristig für Transparenz sorgt und nutzen Sie Prozesse und Methoden die dafür sorgen, dass Ihr Team in ruhigem Fahrwasser unterwegs sein kann. Setzen Sie z.B. zwingend Projektaufträge sauber auf, da diese die Grundlage für alles Weitere sind. Ein Projektauftrag ist ein klarer Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und sollte dementsprechend auch gestaltet sein.

Sollten Veränderungen am Projektauftrag vorgenommen werden müssen, so tun sie das entsprechend eines definierten Prozesses und dokumentieren Sie Ihre Änderungen sauber. Nur so kann die Transparenz langfristig erhalten und ein Projekt sauber zu Ende gebracht werden. Welche Prozesse und Methoden Sie nutzen sollten, um Ihre Projekte-, Programme und Portfolios von Anfang an sauber aufzusetzen und auszusteuern erläutern wir Ihnen gerne.

Wir stellen Ihnen gerne unsere in vielen Projekten erprobten Vorlagen zu Verfügung, so dass Sie gleich starten können. Unser Back Office kann die Vorlagen ohne großen Aufwand an ihre Corporate Designvorgaben und auf Wunsch an individuelle Bedürfnisse anpassen.

Über den Autor

Xavier Reckes (PMP, PMI-ACP) ist seit 2011 freier Berater der VENIT GmbH und Spezialist für den Einsatz klassischer und agiler Projektmanagement Methoden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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