Beim Coaching von Projektleitern stoßen wir immer wieder auf das Problem, dass diese mit den von ihnen geführten Meetings unzufrieden sind. Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet, passiv, viele Beiträge sind nicht zielführend und die geplante Zeit reicht nicht aus.

Wir wollen nicht alle Aspekte aufführen, die zu erfolgreichen Meetings führen, sondern uns auf die Regeln und Tipps konzentrieren, die wir in den letzten Monaten mit unseren Kunden und intern erfolgreich verprobt und umgesetzt haben. 

Kein Entscheidungsbedarf - kein Meeting
Ist ein Meeting überhaupt notwendig? Fragen Sie sich zuerst, ob Sie überhaupt Input der Eingeladenen benötigen, um in Ihrem Thema weiterzukommen. Wenn dies der Fall ist, so ist weiter zu klären, ob hierzu ein "real-time" Meeting erforderlich ist. Möglicherweise können Sie das Problem auch per E-Mail klären oder Sie erstellen auf einer Kollaborationsplattform wie Microsoft Share Point eine Diskussion oder Umfrage. Vermeiden Sie auch reine Informations-Meetings. Es macht beispielsweise wenig Sinn, alle Projekte eines Programms über ihre Lessons Learned berichten zu lassen, nur um Erfahrung an andere Projekte weiterzugeben. Sinnvoller sind Problem-Lösungs-Meetings, die bei Bedarf von den Projektleitern einberufen werden, um ihre Herausforderungen zu besprechen und gemeinsam zu lösen.

Jedes Meeting braucht einen Leiter
Und dieser ist für die Agenda und die Zielerreichung des Meetings verantwortlich. Er ist Entscheider und hat das letzte Wort. Außerdem sorgt er für den roten Faden der Themen, stellt sicher, dass mit dem Gesagten auf etwas konkret Bezug genommen wird und hinterfragt Beiträge von Teilnehmern, die nicht zielführend sind. So vermeidet er ein Phänomen, dass immer wieder neue Themen angeschnitten werden und abseitige Diskussionen beginnen. Eine Ausnahme hierzu sind natürlich Kreativ-Meetings.

Geplante Dauer unterbieten
Tauchen neben der Agenda neue Themen, Probleme oder Konflikte auf, so muss der Meetingleiter die Teilnehmer auf die Einhaltung der Dauer hinweisen und sollte mit den Teilnehmern abstimmen, wie viele Minuten für das zusätzliche Thema aufgebracht werden kann. Um diesen Raum aber anbieten zu können, sollte man ein z.B. auf 45 Minuten geschätztes Meeting auf eine Stunde ansetzen. So habt der Meetingleiter im Notfall 15 Minuten Puffer. Verläuft das Meeting hingegen wie geplant, so ist er nach 45 Minuten oder sogar noch schneller fertig - je schneller die Teilnehmer zu ihrer Arbeit zurückkehren können, um so besser. Gibt es mit der Einhaltung der Zeit weiterhin Probleme, so kann der Leiter (wie es bei Google gemacht wird) mit einem zweiten Beamer eine Uhr an die Wand projizieren, die die Minuten herunterzählt. Oder er beauftragt einen Teilnehmer damit, das Zeitlimit der jeweiligen Punkte der Agenda zu überwachen, indem er die Timerfunktion seines Mobiltelefons nutzt und durch das Hochhalten von Karten mit "5 Minuten" und "1 Minute" das Ende ankündigt.

Keine Vorabinformationen
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Informationen, die im Vorfeld eines Meetings per Mail verschickt werden, nicht oder nur von einigen Teilnehmern gelesen werden. Wir haben aus diesem Grund die Idee des "Narrative" von Amazon-Chef Jeff Bezos kopiert. Der zu klärende Konflikt oder das zu lösende Problem wird in einer Geschichte zusammengefasst und zu Beginn den Teilnehmern zum Lesen ausgeteilt. Dieser leise Start hebt die Konzentration und sorgt dafür, dass die nachfolgenden Diskussionen sehr zielorientiert und effektiv ablaufen. Während des Lesens des Narrative sammeln die Teilnehmer bereits Ideen und formulieren unserer Erfahrung nach in der folgenden Diskussion klarer und zielführender. Diese Herangehensweise eignet sich auch sehr gut für stille, introvertierte Teilnehmer, die Schwierigkeiten haben, sich spontan zu einem Thema zu äußern. 

Kein Input - keine Teilnahme
Diese Regel gilt sowohl für den Organisator bei der Auswahl der Teilnehmer wie auch für die Teilnehmer selbst. Wer keinen Input liefern kann, sollte von sich aus nicht am Termin teilnehmen und den Organisator darüber informieren. Generell sollten an wichtigen Meetings, in denen Entscheidungen getroffen werden und von jedem Teilnehmer ein Beitrag erwartet wird, nicht mehr als 8 Personen teilnehmen.

Live-Protokoll
Auch beim Protokoll gilt: je einfacher und kürzer, desto besser. Der Meetingleiter benennt zu Beginn den Protokollanten und stellt sicher, dass das Protokoll spätestens nach 48 Stunden versandt wird. Oder noch besser: Er projiziert den Monitor des Protokollanten an eine zweite Wand und visualisiert das Protokoll während des gesamten Meetings. Auf diese Art sind die Informationen und Entscheidungen bereits im Meeting von allen sichtbar und können direkt bestätigt werden. Dies verbessert das Verständnis und vermeidet lästige Änderungen am Protokoll im Nachgang.

 

Über den Autor
Christoph Wamsler ist Berater, Trainer und Coach für Projektmanagement und Sourcing Advisor.

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